一般來說，企業(yè)參加海外展會(huì)比在國(guó)內(nèi)參加展會(huì)復(fù)雜得多，外貿(mào)企業(yè)應(yīng)更加用心對(duì)待。

  (一)早做準(zhǔn)備

  一般的策劃工作應(yīng)該在展會(huì)開始前12～18個(gè)月準(zhǔn)備，因?yàn)閳?chǎng)地是按“先來先分配”的原則安排的，所以企業(yè)至少要提前12個(gè)月預(yù)訂場(chǎng)地。

  外貿(mào)企業(yè)若對(duì)某展會(huì)有意向，就應(yīng)及早對(duì)其進(jìn)行調(diào)查，以取得第一手信息。一旦決定參展，外貿(mào)企業(yè)就要和展會(huì)組織者開展緊密的合作，以防任何突發(fā)狀況發(fā)生。

  參展人員應(yīng)至少提前兩天到達(dá)目的地以調(diào)整時(shí)差。若外貿(mào)企業(yè)需要單獨(dú)設(shè)置展廳、處理后勤事務(wù)，那么參展人員將會(huì)非常疲勞。因此，參展人員要留出充足的時(shí)間，好好休息，調(diào)整自己的狀態(tài)。

  (二)擬訂合理預(yù)算

  外貿(mào)企業(yè)應(yīng)擬訂一份切合實(shí)際的參展預(yù)算。國(guó)外展會(huì)的費(fèi)用根據(jù)展會(huì)地點(diǎn)、匯率和時(shí)令的不同會(huì)有較大差距。除了考慮展出經(jīng)費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)用、宣傳花費(fèi)及工作人員的工資外，參展企業(yè)還要考慮進(jìn)口關(guān)稅和相關(guān)的出口規(guī)則。同時(shí)，為應(yīng)付展會(huì)中的意外事件及因匯率變動(dòng)而帶來的額外花費(fèi)和其他小費(fèi)支出，參展企業(yè)應(yīng)增加25%的預(yù)算，以保證展會(huì)活動(dòng)的順利進(jìn)行。

  (三)規(guī)劃展位/展廳

  在大多數(shù)展會(huì)上，展位就是攤位。布置精細(xì)的展廳在歐洲一些大型展會(huì)上十分流行，這類展廳往往面積較大，而且有可能包括會(huì)議室、休息室、廚房和酒吧(用來招待客戶)，其中會(huì)備有小甜品和軟飲料。因此，在策劃時(shí)，參展企業(yè)要把會(huì)議室和休息室也考慮在內(nèi)。

  (四)殷勤待客

  企業(yè)要在展會(huì)上或休息室內(nèi)提供食品，以便在與來賓交談時(shí)享用。

  企業(yè)可設(shè)計(jì)一種與企業(yè)或產(chǎn)品形象相符的特色菜譜。例如，企業(yè)可以安排相關(guān)人員提供食物，也可以請(qǐng)來賓吃自助餐。提供自助餐時(shí)，企業(yè)要注意交易會(huì)上的一些特殊要求，如在德國(guó)的一些交易會(huì)上，根據(jù)國(guó)家“綠色環(huán)?！闭叩囊?，食品要盛在真正的瓷制器皿中，而不能使用塑料制品或包裝紙。

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